Welche Aufgaben erfüllt die Dokumentation und welche Mittel kom- men dabei zum Einsatz?

Die Dokumentation erfüllt mehrere wichtige Aufgaben und setzt dabei verschiedene Mittel ein, um Informationen systematisch zu erfassen, zu speichern und zugänglich zu machen.

Aufgaben der Dokumentation:

1. Informationssicherung

   • Bewahrung von Wissen und Daten für die Nachvollziehbarkeit.
   • Vermeidung von Informationsverlust (z. B. bei Mitarbeiterwechsel).

2. Kommunikation und Transparenz

   • Bereitstellung von Informationen für interne und externe Stakeholder.
   • Einhaltung von Compliance- und Rechtspflichten (z. B. in Projekten, Qualitätsmanagement).

3. Prozessunterstützung

   • Standardisierung von Arbeitsabläufen (z. B. durch Handbücher, SOPs).
   • Unterstützung bei Schulungen und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

4. Nachweis- und Rechenschaftsfunktion

   • Dokumentation von Entscheidungen, Änderungen und Verantwortlichkeiten (z. B. Protokolle, Audit-Trails).

5. Wissensmanagement

   • Strukturierte Speicherung und Wiederauffindbarkeit von Informationen (z. B. in Datenbanken, Wikis).

Mittel der Dokumentation:

1. Textbasierte Dokumente

   • Berichte, Protokolle, Handbücher, Anleitungen, E-Mails.

2. Digitale Tools

   • Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie SharePoint oder Confluence.
   • Versionierungssysteme (Git, SVN) für Änderungshistorie.
   • KI-gestützte Systeme zur automatischen Klassifizierung und Suche.

3. Multimediale Formate

   • Screencasts, Schulungsvideos, Diagramme, Fotos.

4. Standardisierte Formulare & Templates

   • Vorlagen für wiederkehrende Dokumente (z. B. Projektstatusberichte).

5. Technische Dokumentation

   • API-Dokumentation (Swagger), Code-Kommentare, Datenmodelle.

6. Archivierungsmethoden

   • Cloud-Speicher, Datenbanken, physische Akten.

Durch den gezielten Einsatz dieser Mittel kann Dokumentation effizient, suchbar und langfristig nutzbar gestaltet werden.