Muss bei einer Verschmelzung nach §13 umwandlungsgesetz der Notar bei Beschluss der Verschmelzung durch die Gesellschafterversammling anwesend sein?

Bei einer Verschmelzung nach § 13 Umwandlungsgesetz (UmwG) müssen die Gesellschafter der beteiligten Gesellschaften über den Verschmelzungsvertrag oder den Verschmelzungsbeschluss entscheiden. Die konkrete Frage ist, ob bei der Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung der Notar anwesend sein muss.

Grundsätzliche Regelung:

• Nach dem Umwandlungsgesetz (§ 13 UmwG) wird der Verschmelzungsbeschluss durch die Gesellschafterversammlung gefasst.
• Der Verschmelzungsbeschluss ist in der Regel notariell zu beurkunden (§ 15 Abs. 1 UmwG).
• Die notarielle Beurkundung bezieht sich grundsätzlich auf den Beschluss selbst, nicht zwangsläufig auf die Versammlung.

Was bedeutet das konkret?

• Die Gesellschafterversammlung kann grundsätzlich ohne Notar stattfinden.
• Der Verschmelzungsbeschluss muss allerdings notariell beurkundet werden. Das heißt, der Text des Beschlusses wird vom Notar beurkundet – entweder unmittelbar bei der Beschlussfassung oder nachträglich.
• Bei kleinen Gesellschaften, bei denen der Willensbildungsprozess noch nicht so formal ist, kann der Notar erst im Anschluss an die Versammlung den Beschluss beurkunden.
• Häufig ist es aber üblich und auch praktisch, dass der Notar die Beschlussfassung begleitet und die Beschlussurkunde direkt beurkundet – dann ist er in der Versammlung anwesend.

Fazit:

• Die Anwesenheit des Notars bei der Gesellschafterversammlung ist nicht gesetzlich zwingend vorgeschrieben, wohl aber die notarielle Beurkundung des Beschlusses.
• In der Praxis wird wegen der Beurkundungspflicht regelmäßig der Notar bei der Beschlussfassung hinzugezogen.
• Rein formell könnten die Gesellschafter auch ohne Notar tagen, müssen aber den gefassten Beschluss anschließend notariell beurkunden lassen.

Falls Du auf einen konkreten Fall mit bestimmten Gesellschaftsformen (z.B. GmbH, AG) abzielst, kann es zusätzlich besondere Regelungen geben. Bei der GmbH ist der Verschmelzungsbeschluss spätestens in notarieller Form erforderlich.

Kurz gesagt:
Der Notar muss nicht zwingend bei der Gesellschafterversammlung anwesend sein, solange der Verschmelzungsbeschluss danach notariell beurkundet wird. In der Praxis erfolgt die Beurkundung aber häufig direkt mit Anwesenheit des Notars bei der Versammlung.